Généralités

Les secrétaires engagés au cabinet de la/ du ministre sont responsables du suivi minutieux et de la bonne exécution finale des tâches administratives du service ou de la personne à qui elles sont confiées.

Pour ce faire, il/elle contribue:

  • au traitement correct des dossiers et autres documents administratifs
  • à instaurer un climat de travail agréable pour la/les personne(s) qui lui confie(nt) des tâches et pour les collègues en général
  • à entretenir des relations correctes avec les services du ministère, les collègues des autres cabinets et le public
  • à garantir la bonne réputation de la ou du ministre et du cabinet.

Tâches et responsabilités générales

  • Gérer les agendas: fixer et effectuer le suivi des rendez-vous, organiser des réunions (réservation des salles)
  • Réceptionner, enregistrer, classer et archiver divers documents en ce compris les courriers entrants et sortants
  • Assurer la diffusion correcte du courrier et un suivi actif
  • Retravailler et adapter des documents sur base des instructions/modifications données
  • Développer un système de classement et de classement/archivage (tant des documents papiers qu’électroniques)
  • Répondre et/ou transférer les appels téléphoniques (entre cabinets, de l’administration, des particuliers)
  • Assurer le soutien administratif du responsable hiérarchique et/ou des collaborateurs de la cellule ;
  • Pour assurer le traitement administratif correct des dossiers, le/la secrétaire veille à donner des indications et des explications claires aux collègues concernés
  • Veiller à l’organisation des réunions internes avec ou sans partenaires extérieurs
    • organiser les agendas croisés des collaborateurs internes et des divers intervenants externes (sur PC);
    • réserver les salles de réunion;
    • prendre contact avec les divers intervenants; o gérer les agendas et rédiger les PV
  • Assurer l’accueil et accompagner les visiteurs
  • S’assurer du bon fonctionnement du matériel de bureau et signaler les éventuels problèmesau responsable
  • Formuler des propositions visant à améliorer l’organisation du travail ou qui contribuent à un meilleur climat de travail

Tâches et responsabilité spécifiques du secrétariat de cellule

  • Assurer le suivi administratif des dossiers ou des projets;
  • Préparer les notes au Gouvernement;
  • Assurer le suivi des questions parlementaires;
  • Assurer la gestion quotidienne/le bon suivi de la correspondance entrante et sortante (de la cellule) par courrier et/ou par mail;
  • classer les dossiers (papiers et électroniques)
  • organiser/communiquer les agendas croisés des collaborateurs de la cellule (sur PC);
  • prendre des contacts avec l’administration; (Inspection des Finances, publication au moniteur belge, conseil d’état, … en fonction des dossiers traités)
  • créer des listes, des banques de données (associations, personnes de contact, cartes de vœux, invitations,…)
  • Assurer le suivi des dossiers et ordre du jour dans l’application Chancellerie.

Qualifications et capacités requises

Connaissance

  • du français, excellente orthographe et bonnes capacités rédactionnelles; la connaissance du néerlandais est un plus.
  • du travail de secrétariat, tel que la rédaction et la mise en forme de courriers, les méthodes de classement et d’archivage,…;
  • de l’organisation du cabinet et plus particulièrement de son administration;
  • des missions et des priorités spécifiques de la cellule;
  • du fonctionnement des appareils de bureau, de leur mode d’emploi et des fonctions spécifiques (ex: fax, photocopieuse,…);

Capacités

  • maîtrise des applications des systèmes MS et Open-office (word, excel, powerpoint, outlook,…);
  • orienté(e) contacts et communication

Qualités personnelles

  • bien organisé(e) et très précis(e);
  • responsable;
  • capable de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives;
  • dans une série de tâches, est capable de distinguer l’essentiel de l’accessoire et d’établir des priorités;
  • consciencieux/se et ponctuel(le);
  • discret/ète et loyal(e);
  • amical(e), poli(e) et correct(e);
  • attitude soignée et habillement adapté à la fonction;
  • flexible et résistant(e) au stress;
  • esprit d’équipe

Ce que nous vous offrons

  • Un temps de travail à temps plein dont la durée sera liée à la législature.
  • Un cadre et un environnement de travail particulièrement stimulants et créatifs.
  • Une participation à un projet politique innovant au sein d’une équipe dynamique et motivée.
  • Une rémunération basée sur les barèmes de la fonction publique bruxelloise (à discuter en fonction des compétences et expériences).
  • Des chèques repas et la prise en charge complète des frais de déplacement en transports en commun.
  • Des formations seront accessibles aux membres du Cabinet qui le souhaitent.
  • 30 jours de congé par an + congé entre Noël et Nouvel An.

Acte de candidature

Les candidatures (cv + lettre de motivation) sont à envoyer par mail, avec mention de la référence de l’offre dans l’objet du mail, pour le vendredi 5 juin 2020 minuit au plus tard, à Monsieur Eric Devuyst, Secrétaire de cabinet : rh.cabinetMT@gov.brussels

Pour toutes questions concernant les conditions d’embauche, vous pouvez contacter Monsieur Eric Devuyst, Secrétaire de cabinet : edevuyst@gov.brussels.