Référence : MT_SecCAB_Documentaliste

Description de la mission générale

  • La/le documentaliste conseille et suit l’organisation du classement des documents (essentiellement électroniques, mais également papiers) produits et utilisés dans les cellules. Il/elle aura une vision sur les circuits d’information et la circulation des documents dans le cabinet afin de garantir la cohérence global de la gestion documentaire.
  • La/le documentaliste aura un rôle de facilitateur et d’animateur dans le but de renforcer l’adhésion des collaborateurs au système de documentation des deux cabinets.
  • Gestion documentaire : évaluer et ajuster le dispositif de classement et de nommage des documents papiers et numériques entrant et sortant des cabinets.  
  • Gestion des publications venant de l’extérieur : revues, livres, brochures, rapports d’activités, etc. => centralisation/traitement/classement /dispatching. 
  • Gestion des archives à la fin de la législature en collaboration avec le centre d’archives privées Etopia.  Mise en place des procédures d’archivage, suivi des relations avec les services des archives, suivi de la convention de dépôt, organisation physique de l’archivage. Le/La documentaliste de cabinet est la personne de contact des institutions concernés par la dynamique archivage de fin de cabinet : Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, Centre d’archives d’Etopia, …
  • Les différentes missions évolueront durant la durée du cabinet (fonction documentaire plus importante au début du cabinet – archivage prenant de l’espace durant la dernière année du cabinet).
  • Courriers citoyens : appui pour le suivi et le traitement des courriers citoyens. Préparer, documenter et rédiger le contenu de la réponse sur base des ressources de documentation disponibles et en étroite collaboration avec les cellules politiques.

Responsabilités 

Gestion documentaire 

  • Effectuer des recherches: questions et réponses parlementaires, questions citoyennes, textes législatifs, études et documentation spécifiques sur un sujet
  • Assurer la circulation et le rangement des revues reçues au cabinet
  • Gérer et établir un fonds documentaire sur base des documents reçus par le cabinet : revues, rapports d’activités, documents parlementaires.
  • Assurer une veille documentaire/informationnelle sur les principales matières suivies par le cabinet par le biais de techniques de « surveillances automatisés », base de données, bulletins (newsletters), listes de diffusion, etc… Les documents ou informations intéressants doivent être transmis aux collaborateurs
  • Assurer le relevé quotidien des événements et dispatcher aux collaborateurs les événements  susceptibles de les intéresser
  • Classement des documents parlementaires des différentes assemblées et réponse aux demandes de collaborateurs concernant les activités parlementaires.

Classement et archivage

Conseiller et assurer la mise en place d’un système de classement en collaboration notamment avec le centre d’archives Etopia :

  • Diffuser les consignes de classement
  • Veiller à l’établissement des systèmes de classement
  • Définir les étapes et échéanciers pour la mise à jour de ceux-ci

Assurer le suivi, la gestion et la promotion du système de classement et de nommage au sein des cellules et auprès des collaborateurs

Réunir les « référents réseau » de chaque cellule et d’animer la réunion. L’objectif sera d’assurer l’homogénéité du réseau, la bonne diffusion et l’utilisation des processus et des procédures liés à la gestion documentaire, d’organiser et coordonner l’archivage.

Veiller à la mise en place de procédures d’archivages et assurer leur suivi de fin de législature en collaboration avec le centre d’archives Etopia (disposant de l’expertise des cabinets verts précédents) et le service des archives du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, …

  • Préparer l’archivage par les cellules des documents produits
  • Organiser l’archivage physique et informatique des documents en collaboration avec le secrétariat de cabinet et le service informatique (procédures, échéanciers, matériel à prévoir, etc.)
  • Assurer la bonne conclusion des conventions de dépôt avec les services d’archives
  • Assurer le versement des archives de fin de cabinet vers les dépôts d’archives (MRBC et Etopia)

Rédacteur

  • Assurer le suivi et le traitement des courriers citoyens en mobilisant les documents, ressources et les informations disponibles au sein des cellules politiques des cabinets et avec l’aide des conseillers.
  • Préparer et rédiger les réponses 
  • Faire valider les réponses par les cellules politiques concernées et expédier la réponse.

Qualifications et compétences

  • Disposer d’un diplôme en gestion de l’information (bibliothécaire-documentaliste ou master en sciences et technologies de l’information et de la communication) ou d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou long ou disposer d’une expérience dans une fonction similaire.
  • Connaissance des procédures et des modalités de gestion électronique des données et des logiciels qui les organisent
  • Connaissance de l’organisation d’un cabinet est un plus;
  • Connaissance du français, excellente orthographe et bonnes capacités rédactionnelles, la connaissance des néerlandais est souhaitée ;
  • Capacités rédactionnelles : notes, courriers, comptes-rendus 
  • Bonne maîtrise des applications bureautiques indispensables pour le bon exercice de la fonction (traitement de texte, tableur, courrier électronique, intranet, explorateur internet…) 
  • orienté(e) contacts et communication

Attitudes et comportement requis

  • Sens du service ;
  • Qualité d’écoute ;
  • Discret/ète et loyal(e);
  • Disponibilité ;
  • Bien organisé(e), rigoureux(se) et très précis(e); 
  • Capable de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives; dans une série de tâches, est capable de distinguer l’essentiel de l’accessoire et d’établir des priorités;
  • Consciencieux/se et ponctuel(le);  
  • Flexible et résistant(e) au stress;
  • Esprit d’équipe

Relations au sein du cabinet

La fonction implique une étroite collaboration avec l’ensemble des cellules et les membres des cabinets. 

Position dans l’organigramme

La/le documentaliste rapporte au Secrétaire de Cabinet

Ce que vous nous offrons

• Un temps de travail à temps plein dont la durée sera liée à la législature.

• Un cadre et un environnement de travail particulièrement stimulants et créatifs.

• Une participation à un projet politique innovant au sein d’une équipe dynamique et motivée.

• Une rémunération basée sur les barèmes de la fonction publique bruxelloise (à discuter en fonction des compétences et expériences).

• Des chèques repas et la prise en charge complète des frais de déplacement en transports en commun.

• Des formations seront accessibles aux membres du Cabinet qui le souhaitent.

• 30 jours de congé par an.

Acte de candidature

Les candidatures (cv + lettre de motivation) sont à envoyer par mail au plus tard pour le vendredi 12 février 2021 minuit avec la référence MT_SecCAB_Documentaliste, à Eric Devuyst, Secrétaire de cabinet : RH.cabinetMT@gov.brussels

Pour toutes questions concernant le contenu de la fonction et les conditions d’embauche, vous pouvez contacter Eric Devuyst, Secrétaire de cabinet, eric.devuyst@gov.brussels